TOTAL MARKETING 
DỊCH VỤ SEO 
QUẢNG CÁO GOOGLE 
Thư mời phỏng vấn là gì?
Thư mời phỏng vấn là một hình thức liên lạc chính thức từ phía nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên sau khi hồ sơ của họ được đánh giá là phù hợp với yêu cầu vị trí tuyển dụng. Đây không chỉ đơn thuần là một lá thư thông báo lịch hẹn, mà còn là dấu hiệu cho thấy ứng viên đã vượt qua vòng sàng lọc hồ sơ và được doanh nghiệp tin tưởng trao cơ hội bước vào vòng đánh giá trực tiếp – nơi mà năng lực, tư duy và phong thái làm việc sẽ được nhìn nhận rõ nét hơn.
Thông thường, thư mời phỏng vấn được soạn thảo và gửi đi bởi bộ phận nhân sự thông qua email hoặc các kênh liên lạc chính thức. Tùy theo đặc thù của vị trí tuyển dụng và văn hóa doanh nghiệp, thư mời phỏng vấn có thể được viết bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Nội dung trong thư cần được thể hiện rõ ràng và chuyên nghiệp, bao gồm đầy đủ thông tin về vị trí ứng tuyển, thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn (trực tiếp hoặc trực tuyến), cũng như các yêu cầu chuẩn bị cần thiết như tài liệu bổ sung, bài kiểm tra chuyên môn, hoặc sản phẩm thực tế nếu có. Trong một số trường hợp, nhà tuyển dụng cần đính kèm hướng dẫn di chuyển, quy định trang phục hoặc quy trình check-in tại văn phòng để ứng viên chủ động hơn trong quá trình tham gia.
Gửi thư mời phỏng vấn là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng, thể hiện sự trân trọng của doanh nghiệp đối với mỗi ứng viên tiềm năng. Một lá thư được soạn thảo chỉn chu, lịch sự và đủ thông tin sẽ để lại ấn tượng tích cực, góp phần nâng cao trải nghiệm ứng tuyển và tạo dựng hình ảnh thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp.
Thư mời phỏng vấn quan trọng như thế nào trong tuyển dụng?
Trong hành trình tuyển dụng, thư mời phỏng vấn không chỉ là bước chuyển tiếp từ vòng tiếp nhận hồ sơ sang buổi gặp gỡ trực tiếp, mà còn là phương tiện quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng và thiện chí của doanh nghiệp đối với ứng viên. Dù thời đại số đã làm cho việc liên lạc trở nên nhanh chóng và linh hoạt hơn bao giờ hết, thì một thư mời được viết cẩn trọng, truyền đạt rõ ràng thông tin vẫn luôn giữ một vai trò đặc biệt – bởi nó không chỉ đơn thuần là lời mời, mà còn là “gương mặt đại diện” đầu tiên của doanh nghiệp trong mắt ứng viên. Bên cạnh đó, thư mời phỏng vấn còn giúp:
- Cung cấp thông tin cần thiết để ứng viên chủ động chuẩn bị
Thư mời giúp ứng viên nắm rõ thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn và những yêu cầu cần thiết, từ đó dễ dàng sắp xếp lịch trình và chuẩn bị kỹ lưỡng.
- Cơ hội để ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp và năng lực cá nhân
Với các vị trí yêu cầu ngoại ngữ, việc phản hồi thư mời bằng tiếng Anh không chỉ là phép lịch sự cơ bản mà còn là dịp để ứng viên khéo léo thể hiện trình độ chuyên môn và phong thái chuyên nghiệp của mình.
- Truyền tải văn hóa và giá trị thương hiệu tuyển dụng
Không đơn thuần là một thông báo, thư mời còn là “tấm danh thiếp” đầu tiên của doanh nghiệp gửi đến ứng viên. Qua cách hành văn và nội dung thư, doanh nghiệp có thể truyền tải hình ảnh về môi trường làm việc, cơ hội phát triển và phúc lợi, giúp ứng viên “chọn” chứ không chỉ “ứng”.
- Thể hiện sự trân trọng dành cho ứng viên
Một thư mời được gửi đúng lúc, đúng cách sẽ thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian và công sức mà ứng viên bỏ ra. Hành động nhỏ nhưng giúp mang lại cảm giác được coi trọng cho ứng viên, góp phần tạo nên trải nghiệm ứng tuyển tích cực, từ đó xây dựng nền tảng cho mối quan hệ bền vững giữa đôi bên.
Thư mời phỏng vấn "chuẩn" gồm có những nội dung nào?
Một thư mời phỏng vấn được xem là “chuẩn mực” không chỉ khi nó truyền tải đúng thông tin, mà còn khi thể hiện được sự chuyên nghiệp, tôn trọng và thiện chí từ phía doanh nghiệp đối với ứng viên. Trong bối cảnh tuyển dụng cạnh tranh như hiện nay, từng chi tiết trong thư mời đều có thể góp phần tạo ấn tượng tích cực ban đầu và góp phần định hình trải nghiệm ứng tuyển. Vì vậy, việc soạn thảo một thư mời phỏng vấn đầy đủ, rõ ràng và chỉn chu là điều vô cùng cần thiết.
Trước tiên, tiêu đề email cần được trình bày ngắn gọn và đúng trọng tâm, giúp ứng viên nhận diện ngay nội dung thư ngay khi nhìn thấy hộp thư đến. Một số mẫu tiêu đề thường dùng như: “Thư mời phỏng vấn – [Tên công ty]” hoặc “[Tên công ty] – Thư mời phỏng vấn vị trí [Tên vị trí]”. Tiêu đề rõ ràng sẽ làm tăng khả năng ứng viên mở thư kịp thời và có sự chuẩn bị tốt hơn.
Tiếp theo, nội dung thư là phần quan trọng nhất, cần được trình bày mạch lạc và chia làm các phần rõ ràng.
- Lời chào và cảm ơn nên xuất hiện đầu thư để thể hiện thái độ trân trọng với ứng viên đã quan tâm và nộp hồ sơ ứng tuyển.
- Thông tin về công ty nên được đề cập ngắn gọn nhằm tăng độ tin cậy và nhận diện thương hiệu. Có thể đính kèm website, fanpage hoặc các kênh thông tin chính thức để ứng viên tìm hiểu thêm.
- Chi tiết buổi phỏng vấn là nội dung trọng tâm, bao gồm: thời gian, địa điểm, hình thức (trực tiếp hoặc online), tên người phỏng vấn (nếu có), và các hướng dẫn cần thiết. Đối với phỏng vấn online, nên cung cấp đường link, tài khoản, mật khẩu và hướng dẫn đăng nhập cụ thể để tránh rắc rối kỹ thuật.
- Thông tin liên hệ hỗ trợ cũng không thể thiếu, giúp ứng viên dễ dàng liên lạc nếu có thay đổi đột xuất hoặc cần giải đáp trong quá trình chuẩn bị.
Cuối cùng, phần kết thư nên thể hiện sự mong đợi được gặp gỡ ứng viên, đồng thời nhấn mạnh lại lời cảm ơn. Việc đính kèm chữ ký người gửi kèm theo chức danh cụ thể sẽ thể hiện tính minh bạch và chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Một thư mời phỏng vấn được soạn thảo đầy đủ và thiện cảm không chỉ giúp buổi gặp gỡ diễn ra đúng kế hoạch, mà còn là bước đầu xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa ứng viên và nhà tuyển dụng. Nó cho thấy sự chuẩn bị nghiêm túc từ phía doanh nghiệp, từ đó nâng cao hình ảnh thương hiệu tuyển dụng trong mắt người tìm việc – đặc biệt là những ứng viên giỏi, có nhiều lựa chọn.
>> SOTA tuyển dụng
>> SALES MARKETING
>> QUẢN LÝ KINH DOANH
TOP 10 mẫu thư mời phỏng vấn cho nhà tuyển dụng mới nhất 2025
Dưới đây là 10 mẫu thư mời phỏng vấn được thiết kế dành riêng cho nhiều tình huống khác nhau: từ vị trí toàn thời gian, cộng tác viên, phỏng vấn online – offline, đến phỏng vấn nhóm hay phỏng vấn vòng 2. Từng mẫu đều được biên soạn với văn phong mạch lạc, chuyên nghiệp và mang tính ứng dụng cao, giúp doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu.
Mẫu 1 – Thư mời phỏng vấn vị trí Sales Marketing (Công ty SOTA)
Tiêu đề: THƯ MỜI PHỎNG VẤN – CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ SOTA GROUP
Chào em Nguyễn Thị Ngọc Ánh,
Cảm ơn em đã quan tâm và gửi hồ sơ ứng tuyển vào vị trí Sales Marketing tại Công ty TNHH Công nghệ SOTA GROUP. Sau khi xem xét hồ sơ, công ty nhận thấy em là một ứng viên tiềm năng phù hợp với yêu cầu tuyển dụng và mong muốn mời em tham dự buổi phỏng vấn để cùng trao đổi sâu hơn về định hướng công việc, môi trường làm việc và cơ hội phát triển lâu dài tại SOTA.
Thông tin phỏng vấn như sau:
- Thời gian: 13h30 ngày .../.../2025
- Địa điểm: 60 Đường số 1, KDC Cityland Park Hills, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Người liên hệ: Chị Phụng HR – 09xx xxx xxx
Để buổi phỏng vấn diễn ra thuận lợi, em vui lòng xác nhận tham gia trước 21h ngày hôm nay bằng cách phản hồi lại email này. Nếu em cần hỗ trợ hoặc thay đổi lịch phỏng vấn, hãy liên hệ trực tiếp qua số điện thoại trên hoặc truy cập www.sotagroup.vn để được hỗ trợ sớm nhất.
Chúng tôi rất mong có cơ hội gặp em trực tiếp và chúc em luôn giữ được nguồn năng lượng tích cực trên hành trình nghề nghiệp.
Trân trọng,
Phòng Nhân sự – SOTA GROUP
Mẫu 2 – Phỏng vấn cho nhiều vị trí tuyển dụng
Tiêu đề: Mời bạn tham gia phỏng vấn – Cơ hội nghề nghiệp tại [Tên công ty]
Xin chào [Tên ứng viên],
Chúng tôi rất vui vì bạn đã quan tâm và gửi hồ sơ ứng tuyển vào các vị trí tại [Tên công ty]. Qua quá trình rà soát và đánh giá sơ bộ, chúng tôi nhận thấy hồ sơ của bạn có nhiều điểm phù hợp với nhu cầu hiện tại của công ty. Với mong muốn trao đổi chi tiết hơn và tìm ra sự phù hợp lâu dài giữa hai bên, chúng tôi trân trọng mời bạn tham gia buổi phỏng vấn sắp tới.
Thông tin phỏng vấn:
- Vị trí ứng tuyển: [Tên vị trí]
- Thời gian: [Ngày, giờ]
- Địa điểm: [Địa chỉ công ty / Link online]
- Liên hệ hỗ trợ: [Tên + số điện thoại]
Vui lòng xác nhận sự tham gia của bạn bằng cách phản hồi email này trước [thời hạn phản hồi]. Nếu có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến lịch trình, bạn hoàn toàn có thể đề xuất khung giờ phù hợp để chúng tôi sắp xếp lại.
Mong được gặp bạn và trao đổi thêm về cơ hội hợp tác trong tương lai.
Trân trọng,
Phòng Nhân sự – [Tên công ty]
Mẫu 3 – Phỏng vấn online (có link meeting)
Tiêu đề: Thư mời phỏng vấn trực tuyến – Vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]
[Tên ứng viên] thân mến,
Cảm ơn bạn đã dành thời gian ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Chúng tôi rất ấn tượng với hồ sơ và thành tích mà bạn đã đạt được. Vì vậy, chúng tôi xin mời bạn tham gia phỏng vấn trực tuyến để cùng trao đổi kỹ hơn về công việc và định hướng phát triển trong tương lai.
Thông tin buổi phỏng vấn:
- Thời gian: [Ngày, giờ]
- Hình thức: Online qua Zoom/Google Meet
- Link truy cập: [Link meeting]
- Mã truy cập (nếu có): [Passcode]
- Người phụ trách: [Tên + số điện thoại / email]
Bạn vui lòng xác nhận tham dự trước [ngày, giờ xác nhận]. Trong trường hợp bạn không thể tham gia đúng lịch, hãy thông báo sớm để chúng tôi sắp xếp buổi phỏng vấn khác.
Rất mong được trò chuyện cùng bạn và khám phá những giá trị bạn có thể mang lại cho đội ngũ của chúng tôi.
Trân trọng,
Phòng Tuyển dụng – [Tên công ty]
Mẫu 4 – Thư mời phỏng vấn dành cho ứng viên cấp cao
Tiêu đề: Thư mời phỏng vấn – Vị trí Quản lý tại [Tên công ty]
Kính gửi Anh/Chị [Tên ứng viên],
Lời đầu tiên, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành vì Anh/Chị đã quan tâm và ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Với kinh nghiệm và năng lực nổi bật, Anh/Chị là một trong những ứng viên mà chúng tôi đánh giá cao trong vòng sơ tuyển. Chúng tôi trân trọng kính mời Anh/Chị tham dự buổi phỏng vấn để trao đổi sâu hơn về định hướng, tầm nhìn cũng như khả năng hợp tác lâu dài.
Thông tin phỏng vấn:
- Thời gian: [Ngày, giờ]
- Hình thức: [Tại văn phòng / Trực tuyến]
- Địa điểm: [Địa chỉ / Link online]
- Liên hệ hỗ trợ: [Tên + Số điện thoại / Email]
Chúng tôi hy vọng có thể nhận được phản hồi xác nhận từ Anh/Chị trước [thời hạn]. Trong thời gian chờ đợi, Anh/Chị có thể tham khảo thêm thông tin về chúng tôi tại website: [Địa chỉ website].
Mong chờ cuộc trò chuyện sắp tới với Anh/Chị.
Trân trọng,
Giám đốc Nhân sự – [Tên công ty]
Mẫu 5 – Thư mời phỏng vấn dành cho sinh viên mới ra trường
Tiêu đề: Cơ hội nghề nghiệp đầu tiên – Mời bạn tham gia phỏng vấn tại [Tên công ty]
Bạn [Tên ứng viên] thân mến,
Trước tiên, cảm ơn bạn đã gửi hồ sơ ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Chúng tôi hiểu rằng việc tìm kiếm công việc đầu tiên sau khi tốt nghiệp là một cột mốc quan trọng và đầy thử thách. Với tinh thần hỗ trợ những tài năng trẻ, chúng tôi rất vui khi có thể đồng hành cùng bạn trong chặng đường này.
Sau khi xem xét hồ sơ, chúng tôi nhận thấy bạn có nhiều tố chất phù hợp với định hướng phát triển của đội ngũ hiện tại. Vì vậy, chúng tôi trân trọng mời bạn đến tham gia buổi phỏng vấn để tìm hiểu sâu hơn về công việc và những cơ hội phát triển tại công ty.
Thông tin chi tiết buổi phỏng vấn:
- Thời gian: [Ngày, giờ]
- Địa điểm: [Địa chỉ công ty / Link meeting online]
- Người phỏng vấn: [Tên + vị trí]
- Số điện thoại liên hệ: [Số điện thoại]
Bạn vui lòng xác nhận lịch tham gia trước [thời gian] bằng cách phản hồi email hoặc gọi trực tiếp đến hotline tuyển dụng. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
Chúc bạn thật nhiều năng lượng và tự tin để thể hiện tốt nhất trong buổi phỏng vấn!
Trân trọng,
Phòng Nhân sự – [Tên công ty]
Mẫu 6 – Mời phỏng vấn cho vị trí làm việc tại chi nhánh tỉnh
Tiêu đề: Thư mời phỏng vấn – Vị trí [Tên vị trí] làm việc tại chi nhánh [Tỉnh/Thành]
Kính gửi Anh/Chị [Tên ứng viên],
Cảm ơn Anh/Chị đã quan tâm và gửi hồ sơ ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Với sự mở rộng hoạt động tại khu vực [Tên tỉnh/thành], chúng tôi rất cần những ứng viên tiềm năng, có tinh thần trách nhiệm cao để cùng phát triển và đồng hành lâu dài.
Qua vòng xét duyệt hồ sơ, chúng tôi đánh giá cao kinh nghiệm và năng lực của Anh/Chị, đồng thời mong muốn mời Anh/Chị đến tham dự buổi phỏng vấn nhằm tìm hiểu rõ hơn về định hướng phát triển của cả hai bên.
Thông tin phỏng vấn:
- Thời gian: [Ngày, giờ]
- Địa điểm: Văn phòng chi nhánh tại [Địa chỉ cụ thể]
- Người liên hệ: [Tên + SĐT]
- Hình thức: [Trực tiếp / Online]
Anh/Chị vui lòng xác nhận lịch tham dự trước [thời hạn]. Nếu có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến lịch trình, Anh/Chị hoàn toàn có thể đề xuất khung giờ phù hợp để chúng tôi sắp xếp lại.
Chúng tôi rất mong có cơ hội hợp tác cùng Anh/Chị trong giai đoạn phát triển mới của công ty.
Trân trọng,
[Chức danh] – [Tên công ty]
Mẫu 7 – Thư mời phỏng vấn nhóm (nhiều ứng viên cùng lúc)
Tiêu đề: Thư mời tham gia phỏng vấn nhóm – Vị trí [Tên vị trí]
Chào bạn [Tên ứng viên],
Cảm ơn bạn đã gửi hồ sơ ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Chúng tôi rất vui được thông báo rằng bạn đã vượt qua vòng sơ loại hồ sơ và đủ điều kiện tham gia buổi phỏng vấn nhóm cùng các ứng viên tiềm năng khác.
Mục tiêu của buổi phỏng vấn nhóm là tạo điều kiện để chúng tôi hiểu hơn về kỹ năng làm việc nhóm, phản xạ tình huống và khả năng tư duy sáng tạo của từng ứng viên.
Thông tin buổi phỏng vấn nhóm như sau:
- Thời gian: [Ngày, giờ]
- Địa điểm: [Văn phòng công ty]
- Số lượng ứng viên tham dự: 5–7 người
- Người điều phối: [Tên + SĐT]
Vui lòng xác nhận sự tham gia của bạn trước [thời hạn] ngày hôm nay để chúng tôi bố trí nhóm phù hợp. Nếu bạn cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ qua số hotline: [Số điện thoại].
Rất mong được chào đón bạn tại buổi phỏng vấn!
Trân trọng,
Phòng Nhân sự – [Tên công ty]
Mẫu 8 – Thư mời phỏng vấn dành cho freelancer / cộng tác viên
Tiêu đề: Thư mời trao đổi công việc – Cộng tác viên [Tên lĩnh vực]
Chào bạn [Tên ứng viên],
Cảm ơn bạn đã dành thời gian gửi hồ sơ ứng tuyển vào vị trí Cộng tác viên [Tên lĩnh vực] tại [Tên công ty]. Chúng tôi đánh giá cao những dự án bạn đã từng thực hiện và tin rằng bạn có thể đóng góp tích cực vào các kế hoạch sắp tới của công ty.
Để hiểu rõ hơn về định hướng hợp tác, quy trình làm việc và thỏa thuận hợp đồng, chúng tôi kính mời bạn tham gia một buổi trao đổi trực tuyến cùng bộ phận phụ trách.
Thông tin buổi phỏng vấn:
- Thời gian: [Ngày, giờ]
- Hình thức: Online qua Google Meet/Zoom
- Link meeting: [Link]
- Người điều phối: [Tên + chức danh]
Vui lòng xác nhận tham gia trước [thời hạn], để chúng tôi gửi các tài liệu liên quan trước buổi trao đổi.
Rất mong nhận được sự hợp tác của bạn trong thời gian tới.
Trân trọng,
[Chức danh] – [Tên công ty]
Mẫu 9 – Thư mời phỏng vấn lại (vòng 2)
Tiêu đề: Thư mời phỏng vấn vòng 2 – Vị trí [Tên vị trí]
Chào Anh/Chị [Tên ứng viên],
Cảm ơn Anh/Chị đã tham gia buổi phỏng vấn vòng 1 với [Tên công ty] vừa qua. Qua trao đổi, chúng tôi rất ấn tượng với kinh nghiệm, cách tiếp cận vấn đề và tinh thần cầu tiến của Anh/Chị.
Vì vậy, chúng tôi trân trọng mời Anh/Chị tiếp tục tham gia vòng phỏng vấn thứ 2, với sự tham gia của Ban lãnh đạo và phòng chuyên môn để cùng thảo luận sâu hơn về định hướng hợp tác.
Thông tin vòng 2 như sau:
- Thời gian: [Ngày, giờ]
- Địa điểm: [Văn phòng / Online]
- Người phỏng vấn: [Danh sách người tham gia]
- Liên hệ: [Tên + SĐT]
Vui lòng xác nhận lại lịch trình trước [thời gian]. Chúng tôi hy vọng Anh/Chị sẽ tiếp tục dành thời gian để cùng nhau khám phá những cơ hội tại [Tên công ty].
Trân trọng,
Phòng Nhân sự – [Tên công ty]
Mẫu 10 – Thư mời phỏng vấn thực tế tại nhà máy / xưởng
Tiêu đề: Thư mời phỏng vấn và tham quan nhà máy – Vị trí [Tên vị trí]
Kính gửi Anh/Chị [Tên ứng viên],
Chúng tôi rất vinh dự được nhận hồ sơ ứng tuyển của Anh/Chị vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Với đặc thù là công ty sản xuất, chúng tôi luôn mong muốn ứng viên có cái nhìn thực tế về quy trình làm việc tại nhà máy trước khi quyết định hợp tác lâu dài.
Vì vậy, chúng tôi trân trọng mời Anh/Chị đến phỏng vấn trực tiếp kết hợp tham quan nhà máy, để có được trải nghiệm chân thực về môi trường và vị trí công việc.
Thông tin cụ thể:
- Thời gian: [Ngày, giờ]
- Địa điểm: [Tên nhà máy + địa chỉ cụ thể]
- Người hướng dẫn: [Tên + chức vụ]
- Thời lượng: Dự kiến 60–90 phút
Rất mong nhận được xác nhận của Anh/Chị sớm để chúng tôi chuẩn bị chu đáo nhất.
Trân trọng,
Phòng Nhân sự – [Tên công ty]
Khi gửi khi mời phỏng vấn cần lưu ý những vấn đề nào?
1. Gửi thư đúng thời điểm – chủ động trước, chuyên nghiệp hơn
Thời gian gửi thư mời cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Lý tưởng nhất là trước buổi phỏng vấn từ 5 đến 7 ngày, để ứng viên có đủ thời gian sắp xếp lịch trình, chuẩn bị tài liệu, trang phục, tinh thần và cả phương tiện di chuyển nếu cần. Sự chủ động và nhịp nhàng này không chỉ thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp, mà còn khiến ứng viên cảm thấy được trân trọng và yên tâm khi tham gia.
2. Ghi rõ ràng, chi tiết thời gian, địa điểm và hình thức phỏng vấn
Thông tin về ngày, giờ, địa điểm và hình thức phỏng vấn cần được nêu một cách chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu. Nếu là phỏng vấn trực tiếp, hãy cung cấp địa chỉ chính xác của văn phòng, tòa nhà, tầng lầu, cùng với hướng dẫn gửi xe, cách vào toà nhà nếu cần. Nếu phỏng vấn online, hãy gửi đường link buổi họp, nền tảng sử dụng (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams…), cùng hướng dẫn đăng nhập và thời gian đề nghị truy cập trước để chuẩn bị kỹ lưỡng. Việc truyền đạt rõ ràng giúp giảm thiểu tối đa rủi ro nhầm lẫn hoặc trễ hẹn – hai điều tối kỵ trong quá trình tuyển dụng.
3. Văn phong chuyên nghiệp, rõ ràng nhưng vẫn phải thân thiện
Lời văn trong thư cần thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự, tránh dùng từ ngữ quá suồng sã hoặc quá rườm rà. Tuy nhiên, bạn cũng không nên viết quá cứng nhắc; một chút sự thân thiện và thiện chí sẽ khiến ứng viên cảm thấy được tôn trọng và thoải mái hơn khi tiếp nhận lời mời.
4. Cung cấp thông tin đầy đủ về người liên hệ và hướng dẫn chuẩn bị
Một bức thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp cần có thông tin của người phụ trách tuyển dụng hoặc người sẽ trực tiếp tham gia phỏng vấn – bao gồm họ tên, chức danh, số điện thoại và email liên hệ. Bên cạnh đó, bạn cũng nên liệt kê những tài liệu ứng viên cần mang theo (như bản CV, hồ sơ cá nhân, chứng chỉ, bản vẽ, portfolio, CMND/CCCD…) để họ chuẩn bị chu đáo.
5. Gửi kèm thông tin về công ty để ứng viên chủ động tìm hiểu
Để tạo thêm thiện cảm và giúp ứng viên chuẩn bị tâm thế tốt hơn, bạn có thể đính kèm một đoạn ngắn giới thiệu về công ty hoặc đường link website chính thức, fanpage… Điều này sẽ giúp ứng viên hiểu hơn về văn hóa doanh nghiệp, quy mô hoạt động cũng như giá trị mà công ty đang theo đuổi.
6. Nhắc nhở ứng viên phản hồi và xác nhận tham gia
Trước khi kết thúc thư, đừng quên đề nghị ứng viên phản hồi xác nhận tham dự buổi phỏng vấn. Bạn có thể đặt ra thời hạn cụ thể để ứng viên trả lời – ví dụ: “Vui lòng phản hồi thư này trước ngày xx/xx/2025 để xác nhận lịch phỏng vấn.” Điều này giúp bộ phận tuyển dụng quản lý lịch trình hiệu quả hơn và tránh trường hợp bị động khi ứng viên không tham gia.
7. Gọi điện xác nhận sau khi gửi thư
Là một trong những bước cực kỳ quan trọng khi gửi thư mà các nhà tuyển dụng mới thường bỏ qua. Mặc dù thư mời có thể chứa đầy đủ thông tin, nhưng việc gọi điện xác nhận sau khi gửi thư vẫn là bước quan trọng, vì cuộc gọi này giúp đảm bảo ứng viên đã nhận được thư, không rơi vào mục spam, đồng thời tạo cơ hội để bạn trao đổi và giải đáp những thắc mắc (nếu có) từ phía ứng viên. Đây cũng là dịp để nhà tuyển dụng thể hiện sự chu đáo và tận tâm – yếu tố quan trọng trong việc giữ chân nhân tài ngay từ những bước đầu tiên.
8. Kiểm tra kỹ nội dung, chính tả và định dạng thư
Một lỗi nhỏ về ngữ pháp, chính tả hay cách trình bày cũng có thể làm giảm tính chuyên nghiệp của thư mời. Vì thế, trước khi nhấn “gửi”, hãy dành ít phút để rà soát toàn bộ nội dung, kiểm tra tên ứng viên, vị trí tuyển dụng, thời gian, địa điểm, link phỏng vấn (nếu có) và các thông tin liên hệ.
Lời kết
Hy vọng rằng những thông tin mà chúng tôi cung cấp cùng 10 mẫu thư mời phỏng vấn trên sẽ là những gợi ý hữu ích giúp bộ phận nhân sự của doanh nghiệp dễ dàng soạn thảo và điều chỉnh phù hợp với từng vị trí tuyển dụng cũng như phong cách thương hiệu. Một thư mời được đầu tư chỉn chu không chỉ thể hiện sự tôn trọng ứng viên mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tạo dựng mối quan hệ tích cực ngay từ những bước đầu tiên trong hành trình tuyển dụng.
Hãy luôn nhớ rằng, ấn tượng đầu tiên đến từ một email có thể mở ra cánh cửa cho những tài năng thực sự – và cũng là khởi đầu cho một hành trình hợp tác lâu dài, bền vững.
Quý khách cần hỗ trợ tư vấn có thể liên hệ đến với Sota Group qua các kênh sau:
SOTA | " Giải Pháp Hỗ Trợ Doanh Nghiệp Việt "
• Hotline/Zalo: 0939 857 111
• Email: info@sotagroup.vn
• Website: sotagroup.vn
• Trụ Sở: 60 Đường số 1, KDC Cityland Park Hills, P.10, Q. Gò Vấp, HCM
